keine E-Mails am Phone!

Hallo bei einem weiteren Posting zum Thema, wie arbeitet Mike 😉

Im aktuellen Beitrag geht es um eine wesentliche Änderung im Bezug auf mein eigenes E-Mail Management. Vor ziemlich genau einem Jahr habe ich dir hier meinen Umgang mit E-Mails dargestellt. An dieser Arbeitsweise hat sich bis heute wenig verändert.

Hintergrund

Anlass für dieses Posting war ein interessantes Gespräch zum Thema Arbeit- & Lösungsmethoden. Ich bin seit März Teil eines 18 monatigen Förderprogramms für junge Führungskräfte. Hier ist das Selbst- & Zeitmanagement natürlich ein wesentlicher Bestandteil.

Mit einem weiteren Teilnehmer sprach ich über das mobile abarbeiten von E-Mails und er war verwundert das ich als „hardcore mobile device user“ die Mails nicht am iPhone lese bzw. bearbeite.

Nach meiner recht umfangreichen Erklärung gab er mir recht und will das selbe nun versuchen. Jetzt gehts aber los mit meiner Erklärung.

quick & dirty

… diesen Ausdruck verwende ich oft wenn es schnell gehen muss. Für mich hat E-Mails am Handy lesen etwas damit zu tun. Bis vor einiger Zeit habe es selbst gemacht. In öffentlichen Verkehrsmittel habe ich schnell zum iPhone gegriffen und ein paar Mails gelesen – für das Tippen in der U – Bahn hat es bei mir nicht ganz gereicht. Meine WhatsApp- und Nachrichtenfreunde werden sicherlich bestätigen können das meine Nachrichten oft „verschlüsselt“ wirken 🙂

Ich habe manche Mails gelöscht, manche per Telefon bearbeitet und manche einfach weggelegt. Der letzte Punkt hat mich zum umdenken bewegt.

Auswirkung: E – Mail wurde gelesen

In meiner „E-Mail am iPhone lesen Zeit“ habe ich gelernt das Lesebestätigungen automatisch, ohne Rückfrage, versendet werden. So kam es dazu das ich – ungewollt – den Absender informiert habe, dass seine E-Mail gelesen wurde. Damit habe ich noch kein Problem. Jetzt passieren jedoch zwei Dinge. Der Absender erwartet sich – in angemessener Zeit – eine Rückmeldung, ich jedoch habe die Nachricht zwar gelesen, jedoch keine Zeit sie zu bearbeiten. Weiters wird sie mir als nicht gelesen angezeigt und ist für mich eigentlich bearbeitet.

Das nächste was mich an dieser Arbeitsweise gestört hatte, war das ich eine Nachricht mindestens zweimal angreifen muss. Ein unnötiger Arbeitsschritt.

Ganz selten versuchte ich eine E-Mail am iPhone zu bearbeiten. Dabei ist mir zweimal ein grober Schnitzer passiert. Die E-Mails wurden nicht zugestellt, sie blieben zweimal im Entwürfe-Ordner hängen. Warum kann ich bis heute nicht sagen. Dabei ging es um wichtige Nachrichten. Da ich im Kopf jedoch mit der Nachricht abgeschlossen hatte, forschte ich am Rechner auch nicht mehr nach und habe mich – wie meistens – auf die Technik verlassen.

lessons learned

Ich habe gelernt. Neben den Rechtfertigungen warum ich die Mail nicht gesendet habe, belastete mich mein E-Mail Management selbst sehr. So kam es das ich mich auch gegen die E-Mail Flut gestellt habe. An dieser Front stehe ich bis heute, meiner Meinung nach recht erfolgreich.

Mein E-Mail Management gibt es hier nachzulesen. Ich habe aber auch gelernt das ich dennoch hin und wieder auf die Mails am Handy schaue, meistens habe ich jedoch die App gleich wieder geschlossen. Damit ich gar nicht in die Verlegenheit komme um E-Mails am iPhone zu lesen, habe ich die E-Mail Funktion deaktiviert.

Unterwegs arbeite ich, wie im  Büro bzw. zu Hause, nur zu definierten Zeiten meine E-Mails ab. Wenn das Zeitfenster groß genug ist, arbeite ich meinen Posteingang ab. Mobil halt nur noch mit dem iPad. Bis der Eingang leer ist.

Inbox zero

Beschäftigt man sich mit Selbst- und Zeitmanagement kommt einem irgendwann der Begriff inbox Zero unter. Ich habe es geschafft. Am Ende der E-Mail Bearbeitung ist der Posteingang leer. Das wirkt für viele unglaubwürdig, ich weiß. Ich habe es mit folgenden Punkten geschafft:

• einmal (viel) Zeit investieren und den bestehenden Posteingang von hinten (am ältesten) nach vorne durcharbeiten
• jede Nachricht nur einmal angreifen
• Kann die Nachricht sofort vollständig bearbeitet werden –> Antworten
• Kann die Nachricht erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden –> verschieben und terminisieren
• Nachricht muss aufbewahrt werden –> speichern
• E-Mail ist gegenstandslos –> löschen! (glaube mir, es gibt mehr zu löschen als du denkst )
• Erforderliche Ordnerstruktur anlegen
• Ende wenn der Posteingang leer ist

Damit es so bleibt empfehle ich dir folgendes:

• E-Mails nur abrufen wenn du auch wirklich Zeit für die Bearbeitung hast
• E-Mails nicht als Echtzeitkommunikation ansehen
• E-Mails die länger für die Bearbeitung brauchen terminisieren –> Rückmeldung an Absender

Mein Fazit

Ich bin und bleibe weiterhin ein großer Fan von E-Mails. Wie in allen anderen Bereichen benötigt man auch hier eigene Regeln. Diese Regeln lassen sie nicht aus einem Fachbuch 1zu1 umlegen. Man muss seinen eigenen Stil finden.

In diesem Sinne, schreibe mehr Mails aber arbeite weniger mit Mails.

liebe Grüße

Mike