Mein „personal Kanban“ Selbstversuch

Hi, schön das du wieder hier bist.

Die letzten Wochen war es hier etwas ruhiger, ich hatte einige intensive Wochen hinter mir. Mehr dazu in den nächsten Zeilen bzw. Blogpostings.

In diesem Beitrag werde ich dir meine ersten Erfahrungen mit personal Kanban schreiben.

Selbstmanagement

Seit einiger bin ich stets mit einem Notizbuch bewaffnet unterwegs um mein GTD System anzuwenden. Damit habe ich es geschafft den Überblick zu bewahren, Termine zu halten und meiner Meinung nach mehr zu erreichen. Ich arbeite auch fokussierter.

Das ursprüngliche GTD System habe ich ein wenig adaptiert. Das weekly Review mache ich meistens im Zug und versuche aus der letzten Woche zu lernen und meine Arbeitsweise und mich persönlich ständig zu verbessern.

Status JETZT – personal Kanban: die Idee entsteht

Meine Liste und Aufgabensammlung habe ich mittlerweile sehr gut im Griff. Mein GTD System habe ich ein wenig adaptiert damit es mir passt.

Mein persönliches Produktivitätssystem besteht derzeit auf folgenden Eckpunkten:

• A6 Notizbuch inkl. perfekten Bleistift
• einer ScanApp für das iPhone
• einem Google Kalender Account –> absolut empfehlenswert für das Familienmanagement 🙂
• E-Mailmanagement (InboxZero)
• jeder Menge Papier um meine Mindmaps zu erstellen.

Richtig, das ganze sieht sehr minimalistisch aus. Das ist gewollt.

Im Grunde funktioniert mein System ganz gut. Die Fortschritte fehlten. Da ich in einigen Projektteams mitarbeite bzw. einige Leite arbeite ich natürlich mit Protokollen – ich gehe jetzt hier nicht weiter auf die Protokollführung ein 🙂

Es fehlten die Fortschritte bei meinem System und wie Visualisierung der Fortschritte meiner todos.

Was ist Kanban? Ich bin so frei und zitiere aus Wikipedia:

Kanban entstammt dem Japanischen. Dort heißt かんばん (看板) so viel wie „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“. Alternative Namen für Kanban sind Hol-, Zuruf- oder Pull-Prinzip.

Kanban ist die „PostIt auf Whiteboard“ Methode. Das hat mir letztens ein Kollege gesagt. Eigentlich hat er nicht so unrecht. Bei Kanban wandern die aktuellen ToDos in einer Richtung über das Kanbanboard.

Ich sage es jetzt sehr vereinfacht (bitte lieber Kanban Experten verzeiht mir das 🙂 )

• Aufgabe wird definiert und kommt auf eine Haftnotiz
• Aufgabe wird im Speicher auf das Board geheftet
• Bei freien Kapazitäten wandert die Aufgabe in die Produktionskette. Diese besteht in der Regel aus den Spalten „doing“ und „done“
• Wenn ein Schritt abgeschlossen ist, wandert die Aufgabe weiter. Wichtig ist das die Aufgabe nur nach rechts auf dem Board wandert. Die Aufgaben werden nicht zurückgestuft.
• Am Ende wird sie in der Spalte „done“ abgelegt.

Die Idee hat mir immer schon gut gefallen. Also war der Entschluss gefasst. Ich starte mit personal Kanban.

Mike´s personal Kanban – ich lerne gehen.

Als GTD – Kenner waren mir die Themen weekly Review und Wochenplanung nicht neu. Vor dem personal Kanban Start plante ich die kommende Woche wie gehabt. Mit dem Unterschied das ich ab Montag Früh Aufgaben in die „ready to go“ Spalte klebe.

Mein „Test-Kanbanboard“ habe ich in Excel entworfen. Mit etwas personal Kanban Erfahrung kann ich jetzt sagen, dass ich in einer für mich eher ungünstigen Woche  gestartet habe. Es war in einer Woche die von Terminen und externen Abstimmungsterminen geprägt war. Eigentlich kein Problem, wenn da nicht der Kopf wäre. Es war wenig förderlich, dass a) wenig Aufgaben in der todo Spalte waren und b) wenig Fortschritte zu verzeichnen waren.

Mein erstes Kanbanboard hat folgende Spalten:

• ready to go
• in progress
• done, but not finished
• done

ready to go sammelt jene Aufgaben, welche zur Bearbeitung freigegeben sind. Kurz gesagt – bereit zum tun.

in progress .. nomen est omen, hier wird gearbeitet

done, but not finished … fertig abgearbeitet, jedoch fehlt noch ein „externer“ Schritt, z.B. eine Freigabe, eine Rückmeldung oder Lieferung.

done … der Haftnotizenfriedhof. Hier werden die abgeschlossenen Arbeiten gesammelt.

#personalKanban #WeeklySchedule Selbstversuch Tag 3 ….

Ein von Mike Meier (@dermikemeier) gepostetes Foto am 14. Apr 2015 um 23:27 Uhr

 

Eine Umstellung …

Mir gefällt der Kanban Ansatz: stop starting, start finishing. Die Anzahl der in progress Haftnotizen soll limitiert werden. Wie hoch das Limit ist hängt von dir selbst ab. Ich habe es zu Beginn meiner Testphase auf 3 Items beschränkt. Kanban soll die Ressourcen optimal auslasten. Derzeit funktioniert das WIP (work in progress) Limit ganz gut.

Neben meinem Notizbuch liegen jetzt bunte PostIts auf meinem Schreibtisch. Manche Aufgaben werden direkt auf ein PostIt andere direkt ins Buch geschrieben. Derzeit befinde ich mich noch in einer Art „personal Kanban Selbstfindungphase“.

Diesem Problem habe ich auch einen Tweet gewidmet 🙂

morgen startet Tag 5 von meinem #personalKanban Test. Ich weiß jetzt schon das ich da etwas adaptieren muss.

— Mike Meier (@dermikemeier) April 16, 2015

Zu diesem Zeitpunkt war ich noch ein wenig unschlüssig. Mittlerweile weiß ich: never change a running system. Und ich trage nur noch vom Buch direkt auf das Board. Die Aufgabenaufnahme mit dem Notizbuch habe ich mittlerweile so gut verinnerlicht das ich ohne dieser Arbeitsweise schnell und leicht den Überblick verliere.

mein personal Kanban Startfazit

Ein gutes System. Ich bin derzeit noch zu sehr in GTD drinnen. Arbeite aber gerade daran die beiden Systeme für mich zu optimieren. Von der Limitierung der WIPs profitiere ich derzeit enorm, ebenso von der Visualisierung. Ich hätte nicht gedacht das sich eine volle done-Spalte so gut anfühlt 🙂

Für alle Einsteiger kann ich das Buch Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board empfehlen.

In den nächsten Postings gibt es Detaileinblicke zu meinen Adaptierungen.

liebe Grüße und bis demnächst

Mike