(meine) Planungs- und Organisationsmotivation

In der der-meier.at-Blogosphäre gibt es einige Beträge zum Thema Selbst- und Zeitmanagement. Mein Aktivitäten erfordern ein durchdachtes Zeitmanagement mit der (nicht immer zu 100% vorhandenen) Disziplin.

In diesem Blogposting blicke ich kritisch auf die letzten 12 Monate zurück. Es ist ein notwendiges Blogposting um a) wieder in den regelmäßigen Text-Drive zu kommen b) dir ein paar wichtige Punkte mitzugeben.

Prioritäten

Zeit haben wir alle gleich viel. Dieser abgedroschene Spruch wird gerne von Zeit- und Selbstmanagementgurusexperten erwähnt. Ja, das stimmt. Aber ….

Die Frage der Prioritäten ist immer wieder eine ganz spezielle Sache. Mein bester guter Freund (Wink an Forrest Gump 😉 ) lacht immer, wenn ich von „spontanen“ Aktionen spreche. Warum er lacht ist einfach erklärt, ich habe mittlerweile Zeitblöcke für Spontane Dinge reserviert 😉 somit wirkt es für das Umfeld nach klassischer Spontanität.

Rückblick

Auf der-meier.at findest du einige Beiträge zum Thema:

• Umgang mit E-Mails
• mein Umgang mit dem Notizbuch (damals 😉 )
• Selbstmanagement als Mitglied einer Feuerwehr
• personal Kanban (Mittlerweile habe ich diese Variante aufgegeben)

Meine Planungsmethode

Einige der oben genannten Methoden habe ich bereits wieder verworfen, abgeändert und auf meine Bedürfnisse angepasst.

Das ist gleich das erste wichtige learning für dich. Meiner Meinung nach, gibt es keine ultimative Blaupause.

Wir alle haben unterschiedliche – unveränderliche – Rahmenbedingungen die jeweils andere Methoden erfordern.

Papier oder elektronisch

Diese Frage spaltet die Zeitmanagementbubble wie kein anderes Thema 😉

Derzeit(!) habe ich wieder eine Mischung aus handschriftlichen Planungsdetails und elektronischen Kalendereinträgen.

Rein elektronisch war mir zu aufwändig. Zu unterschiedliche Apps für zu viele Punkte um einfach schnell etwas zu notieren, ein- oder umzuplanen war mir bisher zu aufwändig. Ich brauche für mich in diesem Thema ein paar quick-wins. Mit der „heiligen“ Evernoteapp konnte ich mich bis jetzt noch nicht anfreunden. Nach mehreren Versuchen habe ich es nun endlich aufgegeben.

In der Vergangenheit habe ich gelernt die einzelnen bekannten Methoden immer wieder zu verfeinern und an meine Denke anzupassen. Im Jahr 2020 war ich wieder einmal gefordert, bestehende Systeme anzupassen, mich zu kalibrieren und einen Zeitmanagement-Neustart hinzulegen.

Herausforderungen aufgrund der Corona-Pandemie

Da ich einige Tätigkeitsfelder unterzubringen habe ist es notwendig, dass ich Systeme finde bzw. entwickle die ineinander greifen und mir die notwendige Flexibilität geben.

Die Flexibilität ist unbedingt notwendig, da die Themen Notfall- und Sicherheitsmanagement immer wieder spontane und zeitkritische Aufgaben mit sich bringen. Daher benötige ich einen Tages- bzw. Wochenplan der es zulässt Aufgabenpakete schnell zu verschieben bzw. Planungen umzukoordinieren.

weapon of choice

Papier (Kunststoff) und Stift. Eindeutig mit einer Mischung aus digitalen online-Kalender. Ich verwende zwei Rocketbook-Notizbücher. Die Größen A5 und A6 geben mir die notwendige Flexibilität. Mein Blogging-Partner hat hier schon ausführlich über das Rocketbook berichtet.

Die kleine Variante dient a) der Tagesplanung und b) ist sie immer dabei um meine neuronalen Blitze einzufangen. Aufgrund der Größe passt das „Büchlein“ in fast jede Hosentasche und ich kann schnell und einfach Notizen erstellen. Vorweg, beim mobilen notieren achte ich wenig auf Farben und Symbole.

Die A5 Variante ist meine Besprechungs- bzw. Planungswahl. Immer dabei, immer mit verschiedenen Farben um meine Mitschriften zu verfeinern. Als Rockebook-Fanboy scanne ich zwar die Notizen hie und da. Versende sie aber meist nur als gesamtes ohne es abzulegen. In diesem Buch finden sich auch immer wieder kurze und übersichtliche Mindmaps zu den diversesten Projekten. Viele meiner Projekte, egal in welchen meiner Themenfelder, starten mit einem weißen Rocketbook-Blatt 😉

A4 Querformat

Die zweite Stufe ist ein A4 Blatt im Querformat. Der zweite Schritt bei meinem Planungen. Ich gehe in Planungs-Mindmaps richtig auf und könnte mich hier stundenlang verlaufen. Das Zeitproblem habe ich mittlerweile ein wenig im Griff.

Viele, wenn nicht die meisten, Dinge ich im laufe der Wochen schaffe durchlaufen die einzelnen Stadien meiner Notizbücher.

Vom neuronalen Blitz über ein grobes Brainstorm bis hin zum Planungssheet im A4 – Querformat. Am Ende dieser Prozesskette steht zumeist ein volles Blatt Papier mit vielen bulletpoints.

Eintaktung

Mit Hilfe der Kalenderfunktion finde ich dann die passenden Zeitfenster und kann die Planung für die nächsten Wochen abschließen. Hier habe ich noch einiges an Verbesserungspotential entdeckt.

Ich bin noch auf der Suche nach dem richtigen Zeithorizont. Derzeit versuche ich zwei Monate (grob) vorzuplanen. Wobei ich hier wieder Unterschiede zu welchen Zeitpunkt ich welchen Detailgrad einplane. Aufgrund der erforderlichen Flexibilität bin ich hier immer wieder am nachbessern und optimieren. Ich kann und werde berichten.

Zeitkonto

Achtung es folgt ein abgedroschener Zeitmanagement Guru Spruch:

Wir haben alle 86400 Zeiteinheiten pro Tag zur Verfügung. Egal ob arm, reich, dick, dünn …

So abgedroschen der Spruch ist und so lange ich ihn in meinem Leben „ignoriert“ habe, so wahr ist er doch. Am Ende des Tages ist es alles eine Frage der Prioritäten und vor allem der Disziplin. Lange Zeit habe ich selbst den Spruch „ich habe keine Zeit“ verinnerlicht und vor allem gelebt.

Erst nachdem ich mich intensiv mit mir selbst und dem Thema Optimierung, Zeit- und Selbstmanagement auseinanderngesetzt habe wurde es besser. Ich bin zwar noch lange nicht am Ziel angelagt, schaffe aber durch intensive – manche meinen Monk´sche – Organisation genügend Zeitfenster um Prioritäten richtig setzen zu können.

Die Einteilung bzw. Eintaktung der jeweiligen doings erfolgt immer angepasst du es gibt (fast) keine Blaupausen für meine Entscheidungen. Das ist / war meiner Meinung nach der schwerste Teil der Selbstoptimierung. Wie bei jeden anderen (hier) gibt es sehr viele Gegenseitige Abhängigkeiten bzw. Fremdsteuerungen. Aktuell bin ich an einem Punkte angelangt, bei dem ich mir zutraue zu behaupten, das diese Effekte gut steuerbar bzw. teilweise ausgeschlossen sind. Dadurch schaffe ich mehr Output aus den 86400 verfügbaren Einheiten.

… sleep faster!

A. Schwarzenegger, aus six rules of success

Zum Abschluss des Kapitels noch ein Lieblingszitat von Arnold Schwarzenegger für euch. Somit bleiben dir 18 Stunden oder 64800 freie Zeiteinheiten pro Tag über. 64800 Einheiten für Wertschöpfung und Selbstverwirklichung.

Was ich noch sagen möchte

Es gibt da draußen in der Welt des großen weiten Internets eine Vielzahl an Zeit- und Selbstoptimierer die für (gutes) Geld dir Werkzeuge und Methoden verkaufen und näher bringen.

In der Buchwelt gibt es noch mehr Literatur zu dem Thema. Viele Werkzeuge und Methoden. Am Ende des Tages ist nur folgendes wichtig:

• Es ist dein Leben à deine 86400 Einheiten / Tag
• Deine Prioritäten
• Finde Werkzeuge und Methoden welche genau zu dir passen
• Arbeite an dir selbst
• Verknüpfe und wandle die Methoden ab
• Schaffe neue Methoden die das beste aus der Wissenschaft miteinander verknüpfen, damit du es schaffst die Herausforderungen des Alltags handlen zu können
• Try – Error – Try – Error – repeat … Nur weil für dich eine Methode nicht funktioniert, heißt es nicht das andere oder adaptierte nicht funktionieren. Nimm dir den vorherigen Punkt zu herzen.
• Wenn du nicht willst, lasse es einfach und lebe täglich in den Tag hinein. Wenn es dir passt, dann ist es OK

bis demnächst in diesen Theater.

stay safe and make some noise.

meier & out