Mike´s Buch

Wir leben in einer Zeit (mMn zum Glück) wo Informationen jederzeit von jedem Ort aus abrufbar sind, desweiteren prasseln unzählige permanent auf uns ein. Wir sind fast rund um die Uhr erreichbar und können beinahe von jedem Ort der Welt aus unsere Arbeit verrichten. Soweit so gut, und ich finde das auch wirklich toll.

Stress burnout & co sind alltäglich geworden und in aller Munde. Persönlich denke ich, dass sehr viele das Wort Stress überstrapazieren – behauptet doch jeder. Stress ist quasi mainstream und wenn man das nicht von sich behauptet wirkt man als faul, Drückeberger oder ähnliches.

Dieser Blogartikel ist meinem „Buch“ 🙂 gewidmet, nein ich bin (noch) kein Autor, trage aber immer mein kleines Büchlein inkl. perfekten Bleistift bei mir. Dabei mache ich keinen Unterschied ob ich im Büro, privat oder im Zuge meiner Tätigkeit in einer Einsatzorganisation unterwegs bin. Ein ständiger Begleiter. An dieser Stelle muss ich zugeben, dass es für mich zu Beginn genauso ungewohnt war wie für viele meiner Freunde und Kollegen. Ich, als Technikfreak, wurde oftmals gefragt warum ich zu einer offline – Lösung wechsle. Die Antwort ist relativ einfach, die online / elektr. Lösungen haben meinen Anforderungen nicht entsprochen. Sicherlich sind die Anforderungen nicht gerade hoch, aber ich erwartete mir einfach mehr usability. Die jetzige ist einfach nur amazing 🙂

Da ich viel unterwegs bin wollte ich eine Lösung welche folgende Kriterien erfüllt:

• Überall verfügbar
• Nachvollziehbar
• Einfach zu handhaben
• Ich meine Aufgaben von überall bearbeiten kann
• Einen schnellen Überblick über offene Aufgaben haben
• Schnell und einfach funktioniert
• Mit allen meinen Systemen kompatibel ist

Ich testete – ein geschätztes Jahr – einige Apps, Programme und Arbeitstechniken. Vielen davon waren toll, andere teuer, die anderen teuer und toll, andere nicht zugebrauchen bzw. zu instabil. Aber alle hatten eine Gemeinsamkeit. Alle waren elektronisch. Das elektronische mitschreiben / tippen ist meiner Meinung nach zu langsam. So kam es, dass ich zwar viel notiert habe, aber meist nur Stichwörter. Plötzlich stand dann noch eine offene Aufgabe mit dem Titel „Eingang 16.10“ auf der Liste. Tja, was habe ich damals wohl gemeint, ich hatte selbst keine Ahnung mehr wann und mit wem ich das Thema angeschnitten habe.

Ich hatte bereits im Vorfeld meine Arbeitstechnik derartig geändert das ich die Eingänge der Informationen so weit wie möglich verringerte. Multitasking funktioniert nicht. Auch nicht bei einigen Programmen :-), daher ist es wichtig das sich der Kopf auf eine Sache konzentrieren kann, dies spart Zeit und erhöht die Produktivität. Mir fehlte somit noch eine Funktion um mein Gehirn von den Kleinigkeiten, Ideen und Anmerkungen des gesamten Tages zu entlasten. So kam ich, über viele Blogs und jeder Menge Bücher, auf die Idee es einmal mit einem Notizbuch zu versuchen.

Gesagt getan. Ein Freund schenkte mir – nachdem er bemerkt hatte das ich ein A6 Heft bei mir trage – ein Notizbuch DINA6. Das war zu Beginn des Jahres und ich trage und verwende es immer noch, mittlerweile – so denke ich – ist es so etwas wie ein Markenzeichen geworden. Nachdem ein guter Freund, er ist hier auch Gastautor, mir noch den perfekten Blei schenkte, verwende ich nur noch Bleistifte zum schreiben. Das schreiben mit dem Blei kannte ich vorher nur aus der Schule und aus Einsatzsituationen, hier verwende ich Bleistifte da sie eigentlich immer und in jeder Lage funktionieren. Liebe einsatzleitende Mitleser, achtet darauf immer einen Blei und ein paar Zettel in eurer Jacke 😉

Verwendung

„Das Buch“ ist ein Nachrichteneingang. Hier kommt alles hinein was nicht per Mail oder sonstigen Wegen zu mir kommt. Für jeden Tag erstelle ich eine „really great things to do“ Liste, das sind die Aufgaben welche zu erledigen sind. Dies hilft unheimlich den Überblick zu bewahren, außerdem markiert doch jeder gerne Aufgaben als erledigt.

Größere und umfangreichere Aufgaben werden als solche (Outlook od. ToDo App) angelegt und terminisiert, damit sind sie aus dem Kopf. Hier muss dann „nur“ noch die Zeit eingetaktet werden, dazu jedoch in einem anderen Posting mehr dazu.

Genauso finden sich in meinem Buch diverse mindmaps und Skizzen, weiters hilft das Buch bei der Clusterung von Aufgaben. So werden unter anderem div. Telefonate gekennzeichnet und gesammelt erledigt. Hier bieten sich im Laufe des Tages immer wieder Möglichkeiten an. So können etwaige Warte- od. Reisezeiten produktiv genutzt werden.

Mit der alleinigen Notiz ist es noch nicht getan, um den Überblick zu behalten und alle Aufgaben termingerecht erledigen zu können habe ich folgende Arbeitsweise „entwickelt“:

• Tagesplanung – wird am Vorabend, spätestens beim Frühstückskaffee erledigt
• Einmal täglich Aufgaben checken – Rückrufe erledigen (10 Minuten finden sich immer), Aufgaben < 2 Minuten dabei erledigen & > 2 Minuten als Aufgabe mit Termin planen.
• Posteingangsfach leeren – leeren ist wirklich leeren, d.h. im Mailposteingang befinden sich nach dem Check keine Mails mehr, das Eingangspostfach f. Dinge aus der offline ist leer.
• Mails checken – nicht öfters als zweimal täglich
• Ablenkungen ausschalten – ALLE

Getting things done

Sollte ich jetzt das Interesse an getting things done geweckt haben, kann ich euch diesen Blog empfehlen. Jeder Anwender muss sich jedoch die einzelnen GTD Systeme selbst ansehen und seine optimale Technik finden. Ich selbst habe mir aus vielen verschiedenen Büchern und Blogs eine, für mich, optimale Technik geschaffen. Durch diese Arbeitstechniken verschaffe ich den Tag nicht mehr als 24 Stunden, sondern nutze die Zeit effektiver. An dieser Stelle möchte ich euch einen wichtigen Hinweis mitgeben, solche Arbeitsmethoden kosten Zeit und lassen sich nicht sofort umsetzen, es ist ein fortlaufender Gewöhnungsprozess, dieser muss auch ständig adaptiert werden damit ihr die optimale Leistung herausholen könnt. Es kostet auch Zeit die Infos, welche im Laufe eines Tages einlaufen, zu ordnen und zu erledigen. Was mache ich noch … neben Entspannung und bewusstem Abschalten, frage ich mich bei den Tätigkeiten selbst:“bist du gerade produktiv?“ Diese Methode hilft die Zeitfresser ausfindig zu machen.

Da mich das Thema intensiv beschäftigt werde ich sicherlich demnächst weitere Postings zur Produktivität veröffentlichen.

so then … thanks for your attention

have a nice day & make some noise

euer Mike