20 Monate Notizbuch – Mike’s GTD-System

Hi Leute,

seit einiger Zeit trage ich nun dieses kleine – für viele suspekt wirkende – DIN A6 Notizbuch mit mir herum. Aktuell Moleskin in grün, daran angebracht der perfekte Bleistift 🙂

Insiderinfo: ja, die Kappe ist immer noch gut 🙂

Nach 20 Monaten ist es nun Zeit einen ersten Erfahrungsbericht abzugeben. Warum ich ein Notizbuch verwende habe ich hier beschrieben.

Der Beginn

Wie bei allen neuen Themen war die Motivation zu Beginn enorm hoch. Ich schrieb beinahe pausenlos in meinem Buch herum, trug es immer bei mir und versuchte – fast im Akkord – Aufgaben als erledigt zu markieren.

Ich wechselte nach einigen Monaten vom Kugelschreiber zum Bleistift. Dies war eine enorme Arbeitserleichterung. Ich empfehle euch aus folgenden Gründen immer mit Bleistift zu schreiben:

• Schreibt in jeder Lage
• schnell gespitzt
• keine verschmieren
• keine Flecken
• es kann nichts auslaufen

Dies ist auch der Grund warum ich in Einsatzsituationen mit einem Bleistift bewaffnet bin.

Ich habe in den ersten paar Monaten gelernt wie das Buch im Alltag hilft.

Mitten Drin

vor einigen Monaten hatte ich einen Durchhänger. Ich war einige Male ohne Buch unterwegs. Ich fühlte mich in diesen Momenten dann eher hilflos und versuchte mir die Dinge zu merken bis ich wieder beim Buch war. Mehr oder weniger Erfolgreich :-/

Ich wollte unbedingt wieder an meine Bucherfolge anknüpfen, das habe ich auch geschafft. Mittlerweile ist es wieder fester Bestandteil.

Aktuell

ist das Buch eine wichtige Stütze, ich pendle dzt. beruflich zwischen einigen Standorten, bin viel mit der Familie unterwegs und bin, wenn es das Wetter erlaubt, im Feriendomizil anzutreffen.

Gerade hier macht sich die Größe und Vielseitigkeit von Papier und Bleistift bezahlt. Wenn ich in Wien öffentlich unterwegs bin, checke ich immer wieder etwaige offene Punkte bzw. fasse einiges Zusammen. Durch die Kennzeichnung meiner einzelnen Beiträge ist es einfach die Dinge abzuarbeiten – so hat jeder Rückruf bzw. notwendiger Anruf ein eigenes Kurzzeichen. Ungeplante Wartezeiten werden somit gleich verbunden.

Trennung Dienst&Privat

Diese Trennung halte ich für nicht praktikabel. Einige Freunde / Kollegen meinte es würde beim Abschalten helfen. Ich sehe es als unnötige Verkomplizierung. Bei Routineabstimmungen im Büro kommt das „kleine grüne“ ebenso zum Einsatz wie für Ideen am Nachhauseweg bzw. Besprechungen im Feuerwehrdienst. Natürlich verwende ich größere Blöcke bzw. Projektmanagementprotokolle für Notizen, mein Büchlein liegt dann aber auch am Tisch 😉

Der Eintrag

Ich versuche die Einträge so ausführlich wie möglich und so umfangreich wie absolut nötig zu formulieren. Ich will nicht viel nachdenken müssen was gemeint ist. Dies war eine der größten Herausforderungen. Ich denke ich habe nach 20 Monaten einen guten Weg gefunden.

Zusammenfassung

Papier und Bleistift muss mittlerweile einfach dabei sein. Damit ich den Überblick nicht verliere gibt es einmal in der Woche einen Review. Hier findet das controlling bzw. die Planung für die nächste Woche statt. Ich habe mich von den Wochenzielen wieder verabschiedet. Es gibt eine kleine Tagesplanung, sind diese Punkte erledigt werden die Themen aus der Warteschleife abgerufen. In meinem Beruf bzw. mit meiner ehrenamtlichen Tätigkeit ist eine Wochenplanung (auch wenn nur 60% der Zeit verplant wird) oft nach nur einen Tag nicht mehr erreichbar. Mit der Tagesplanung erreiche ich die Ziele wesentlich besser. Durch den Wochenrückblick (ist auch fester Bestandteil in meinem Kalender) behalte ich den Überblick und kann auch bei etwaigen „Versäumnissen“ noch schnell eingreifen.

Wie sieht die Produktionsplanung bei euch aus? Verwendet ihr elektronische Lösungen?

liebe Grüße

euer Mike

PS.: Wenn ihr mehr über Selbstorganisation, Zeitmanagement und Arbeitstechniken lesen wollt, schaut bei imgriff.com vorbei.