Umgang mit E-Mails

Hi Leute,

es freut mich das ihr wieder den Weg auf der-meier.at gefunden habt.

Im heutigen Post widme ich mich dem Thema #Produktivität. Grund dafür ist mein bisher erfolgreichster Tweet:

mal was zum thema #email … dem viel zu oft verwendetem #ccfeld ist eine tasse gewidmet 😉 pic.twitter.com/4vNfI0F7UX

— Mike Meier (@Mike_der_Meier) 12. Dezember 2013

Eines vorweg, ich bin ein Fan der E-Mail, genauso wie von Facebook, Twitter, WhatsApp, XING und co. Die mobile und schnelle Kommunikation bietet meiner Meinung nach enorm viele Vorteile. Speziell für Leute wie mich die viel Unterwegs sind. Wo Licht ist, ist auch Schatten, damit meine ich das wir in einer Welt leben in der wir regelrecht von Nachrichten und Informationen untergehen.

Umgang mit M@ils

Meiner Meinung nach hat niemand den richtigen Umgang mit E-Mails gelernt. Einer der Gründe warum wir alle unter den M@ils leiden ist meiner Meinung nach das CC- & BCC Feld.

Das CC Feld, CC steht für carbon copy, ist die Funktion der Kopie. Sie sollte nur in den absolut notwendigsten Fällen verwendet werden. Viele E-M@il Nutzer verwenden sie jedoch standardmäßig, als wäre sie vorab ausgefüllt. Einige vermuten das sie dadurch Druck auf den Empfänger aufbauen können, andere verwenden das Feld sicherlich als Absicherung gegenüber den Kopieempfängern. Ganz nach dem Motto, das hast du doch eh bekommen … Bei der Gelegenheit möchte ich euch etwas verraten. Beinahe jedes M@il das ich mit ausgefülltem CC Feld erhalte kostet mich ein lächeln, und nein ich erstarre nicht vor Schock weil es 6 – 7 Leute bekommen. Ich werde weiterhin die Funktion „allen Antworten“ nicht verwenden.

Bei der Verwendung des BCC Feldes sehen die (Kopie)Empfänger die „Teilnehmer“ des BCC Teils nicht. Quasi das unsichtbare „petzen“.

Beim Militär lernte ich: „klare Befehle regeln den Dienstbetrieb“. Ebenso lernte ich im Zuge meiner Aus- und Weiterbildungen das Verantwortlichkeiten klar definiert sein müssen. Diese beiden Aussagen passen auch gut zum (täglichen) Umgang mit M@ils. Aufträge können nur an eine Person gestellt werden. Bei drei Empfänger ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch das niemand etwas macht bzw. entsteht zusätzlicher – nicht notwendiger – Abstimmungsbedarf unter den Empfänger. Daher ist auch bei der Eingabe der Empfänger darauf zu achten ob wirklich alle die Nachricht benötigten.

Mein Umgang mit M@il

Im letzten Abschnitt des Postings möchte ich euch kurz meinen Umgang mit M@ils vorstellen. Vorweg, ich habe viel zum Thema M@ilkommunikation gelegen, dennoch habe ich ein eigenes System entwickelt.

• Mails lese ich nur bis zwei- bis max. dreimal täglich, das mMn wichtigste daran: es ist nicht die erste Tätigkeit im office.
• M@il – Benachrichtigungen habe ich deaktiviert. Anfangs war das eine echte Belastung, irgendwie krank 😉 . Mit dem Ausschalten dieser Ablenkungen habe ich es geschafft konzentrierter zu arbeiten.
• CC Feld … so wenig wie möglich, im Zweifelsfall telefonisch mit möglichen Interessenten abstimmen und gegebenenfalls sende ich das M@il nach. Auch keine saubere Lösung, ich weiß. M@il die ich CC erhalte, nehme ich zur Kenntnis. Ist ja auch nur eine Kopie und kein Arbeitsauftrag.
• BCC … nutze ich nur bei umfangreicheren Aussendungen.
• Die Funktion „allen Antworten“ verwende ich nicht. Ich will mich nicht als Spammer darstellen 😉
• Betreffzeilen aussagekräftig formulieren.
• Kurze und Aussagekräfte M@ils … ich bin bemüht M@ils so umgangreich wie nötig und so kurz wie möglich zu formulieren.
• Um Produktiv zu arbeiten rufe ich M@ils zu definierten Zeiten am Stück ab, d.h. nach dem E-Mail Zeitblock ist meine Inbox leer – bis zum nächsten M@ilbearbeitungsfenster.
• Das Internet ist voll von guten Ratgebern bzgl. der E-M@ilkommunikation. Hier findet ihr z.B. die „Gebote“ auf imgriff.com. Klickt euch auch durch die „verwandten Seiten“ durch.

Ich wünsche euch noch ein fröhliches M@ilverfassen 🙂

viele Grüße

euer Mike

PS.: nur weil ich nicht 1 Stunde nach einem Mail antworte braucht ihr mich nicht anzurufen :-)