Realtalk zur Planung und Organisation

Zeit für ein wenig Realtalk. Zeit für das Festhalten der Ups & Downs meiner Planungs- und Organisationsskills. Zeit, um dir ein wenig über so manche Reaktionen aus dem Umfeld zu berichten. Zeit für die Sonnen- und Schattenseiten eines PlaOrg-Monks 🙂

Hier habe ich dir über mein aktuelles PlaOrg-Setups berichtet. Warum ich hier immer nur von der aktuellen Konfiguration berichte, kannst du dort nachlesen.

Learning the PlaOrg-Skill

@dermikemeier war nicht immer ein Freak hinsichtlich Planung und Organisation. Viel zu lange habe ich in den Tag gelebt, Dinge gemacht wie ich konnte und wollte, hatte keinen Überblick über meine Tage/Wochen/Monate. Konnte nichts tracken und vor allem keine Fortschritte sehen. Von einem Termin (egal auf welcher Ebene) zum Nächsten gesprungen. Einfach so.

Machte mir wenig Gedanken über Morgen, Übermorgen und das Ende des Jahres. Klar, das hatte gewisse Vorteile. Vorteile für mich und Vorteile für mein Umfeld. @dermikemeier hat schon Zeit … der macht das schon.

Es war damals gut. Damals war das gut für mich. Damals hatte das zu der damaligen Version von mir gepasst. Oft war ich mit Ergebnissen, Entwicklungen und dem Energiehaushalt nicht zufrieden. Damals verstand ich viele dieser Entwicklungen nicht. Rückblickend lagen manche Dinge einfach auf der Hand und mussten so passieren.

Über die laufenden und notwendigen Veränderungen in unserem Leben habe ich schon mal getextet. Als mir der Knopf aufging, beschäftigte ich mich zu all meinen Fachthemen immer mehr mit den Themen der Planung und Organisation. Selbst kleine Änderungen merkte ich unmittelbar. Der Erfolg stellte sich ein. Der Erfolg machte Lust auf mehr (Achtung, eine Diskussion über Erfolg lasse ich jetzt nicht zu, das darf jeder selbst für sich definieren).

Dieser Hunger auf mehr Planungs- und Organisationsknowhow füllt Reihen in meinen Bücherregalen bzw. in meiner E-Book Library. Während meinen nebenberuflichen Weiterbildungen vertiefte ich diese Skills immer und immer mehr.

Ich habe viele Werkzeuge und Methoden an mir selbst versucht und im Laufe der letzten Jahre immer wieder welche über den Haufen geworfen. Eben die ständige Anpassung an die Gegebenheiten.

Das nächste Level erreichte ich für mich, als ich lernte die Doings in Zeiteinheiten optimal und ergebnisorientiert einzuschätzen. Welche Pakete benötigen wie viel Zeit. So richtig bewußt und verfeinert hatte ich diesen Skill während eines zweijährigen Führungskräftelehrganges. Mit einfachen Dingen, wie z.B. wie lange benötigt man für das LEGO Modell XY? Wie viele Textzeichen passen in 10 Minuten (mit und ohne Vorbereitung), lernte ich das nächste Level zu erreichen.

Wissen ist ungleich Tun

Die Umsetzung und dauerhafte Anwendung des theoretischen Wissens ist immer ein wenig tricky. Ich bin mir sicher, du kennst ebenfalls die Dinge, du bist belesen und hast das Hintergrundwissen und kommst nicht ins tun bzw. setzt es nicht richtig um.

Diese Situation hatte ich lange bzw. verfalle immer wieder in das Schema. Ich denke, dass dieses Phänomen fachübergreifend bei allen immer wieder auftritt.

Im Nachhinein betrachtet, habe ich wahrscheinlich viel zu lange gewartet, um mir derartige Skills nachhaltig anzueignen und vor allem selbst von mir einzufordern. Da ich immer wieder die unterschiedlichen Methoden miteinander vernetze, benötige ich wahrscheinlich immer eine Spur länger als der Newbie. Damit habe ich mich abgefunden. Damit habe ich gelernt zu leben. Mittlerweile kein Problem mehr. Durch laufende Änderungen und der ausgeglichenen Mischung zwischen kurzfristigen und langfristigen Erfolgen, fällt es mir leicht, die Motivation bei der Aufrechterhaltung der PlaOrg-Skills hoch zu halten.

Immer wenn ich mit meiner Leistung unzufrieden bin und nachbessere, gehe ich nach dem gleichen Prinzip vor.

  • Identifikation der Schwachstelle im System
  • Analyse der Schwachstelle à wo ist der Hund begraben?
  • Lösungen à wie führt der Weg zum Soll
  • Schnelle kleine Maßnahmen
  • TUN

Mein direktes Umfeld bezeichnet mich gerne als PlaOrg-Freak. Ja, zum Teil haben sie recht. Eine meiner Lieblingsantworten auf Fragen zu meinem Beruf ist:

            Ich schreibe Listen, ich hake Listenpunkte ab und dazwischen versende ich Listen.

der mike meier

Das dauernde Dranbleiben fällt mir mal leichter und mal schwerer. Eines habe ich gelernt und wird mir selbst immer wieder vor Augen geführt.

Tage/Wochen an denen meine PlaOrg hinkt, spüre ich in mehreren Ebenen. Beginnend bei der allgemeinen Stimmung à das Gefühl nichts geschafft zu haben, über Verzettelung à kein definiertes Ende bis hin zur Überforderung à der Stapel der offenen Punkte wird immer und immer länger.

Diese Phasen kommen immer wieder mal und zeigen, dass auch antrainierte Gewohnheiten kein Selbstläufer sind. Es bedarf eines laufenden Energieaufwandes, immer wieder dran zu bleiben und nachzuschärfen. Wichtiger Hinweis: Das Verhältnis zwischen Vor- und Nachbereitung sowie die eigentliche Energie für die Umsetzung muss passen.

Der selbstkritische Blick auf das Verhältnis muss immer wieder gegeben sein. Dieser Punkt bedarf an meisten Erfahrung und vor allem Motivation. Done is better than perfect.

Derzeit beschäftige ich mich immer wieder mal mit der grafischen Aufbereitung meiner Daily- & Weekly Briefings. Das Ganze macht Spaß und bringt nur bedingt einen unmittelbaren Mehrwert. Warum mache ich es dann? Ich glaube, dass die „schöne“, grafische Aufarbeitung meiner handschriftlichen Briefings mir den nächsten Schub geben wird.

Fokus auf das Wichtige und Richtige

Was ist wichtig und richtig? Sicherlich liegt das im Auge des Betrachters und muss im Kontext gesehen werden. In den letzten Jahren habe ich immer wieder versucht, wichtige, dringende und richtige Dinge zu erkennen und zu priorisieren. Die Art und Weise wie ich meine Zeit einteile mag für außenstehende oft eigenartig und übertrieben wirken. Ich benötige mittlerweile diese Art.

Damit ich meine Vorhaben auch umsetzen kann sind meine geplanten Ruhe- und Auszeiten wichtig. Die sind mir auch heilig. Da ich immer wieder an meinem eigenen Fokus arbeiten muss. Neben den geplanten Erholungsphasen gibt es auch immer wieder spontane Zeitfenster. In diesen bin ich für spontane Sachen bereit, und nur da. Ja, ich weiß zu 90% schon Tage vorher was ich wann, wo, warum und mit welchen Mitteln mache. Da ist kein Platz für unorganisierte Aufgaben/Partnerprojekte.

Da ich mich intensiv mit dem Unplanbaren beschäftige, bin ich zumeist auf derartige Aktionen vorbereitet, und versuche so gut wie möglich Signale im Vorfeld zu erkennen und räume mir Zeitfenster frei.

Ich habe in den letzten Jahren hart lernen müssen, dass die Zeit das Höchste und vor allem Wertvollste ist, dass wir Menschen besitzen. Daher sind mir meine #metime – Zeitblöcke heilig, und ich entscheide sofort ob und für wem ich sie opfere. In 9 ½ Fällen fällt die Entscheidung auf die Vorplanung von mir selbst.

Learnings

Ich kann dich beruhigen. Es klingt einfach, ist es jedoch nicht. Die vielen Parameter und Triggerpunkte benötigen viel Aufmerksamkeit. Regelmäßiges Nachschärfen und Kontrollieren der Parameter ist wichtig.

In der letzten Zeit hatte ich wieder einige Tage am Stück, bei denen mir Aufgaben und Zeitfenster aus der Hand geglitten sind. Warum? Ich war mir zu sicher. Ich war sicher, dass ich das schon unterbringe und sich ausgehen wird.

Achtung Spoiler: Es ging schief. Es waren Höllentage. Nach diesem kurzen Down schaffe ich es wieder in einem ordentlichen Kraftakt, die Kontrolle zu übernehmen. Was war passiert?

  • Falsche Priorisierung von Wichtig und Richtig
  • Keine Abschätzung im Vorfeld ob sich die Dinge ausgehen
  • Keine Abschätzung der gegenseitigen Abhängigkeiten
  • Keine Detailplanung
  • Keine Tagesplanung

Ich ging nach einem alten (längst nicht mehr aktuellen) Arbeitsmuster von mir an die Sache heran. Das Ergebnis, es strauchelte bei allen Arbeitspaketen. Nach einigen Tagen und vielen Kilometern in der Natur – verbunden mit vielen gekrizelten Notizbuchseiten, holte ich in einem kurzen aber intensiven Kraftakt wieder die Kontrolle zurück. Klar, den Zeit- und Qualitätsverlust konnte ich nicht vollständig abwenden, aber es gelang mir. Es gelang mir, wieder Routine und Praxis zu sammeln.

NEIN. Ein ganzer Satz, der ohne Erklärung auskommt.

Zugegeben, Derartiges sorgt nicht für einen umfassenden Freundeskreis. Dafür bleiben die Richtigen. Freunde kommen und gehen. Die Richtigen bleiben. Das sind auch die Wichtigen. Die, die dich verstehen und auch in den Zeiten abseits des Gipfels bleiben. Diese Erfahrung hat wahrscheinlich schon jeder hier gemacht. Es sind die Freunde, die verstehen wenn du Zeit für dich selbst brauchst.

Die Absage von neuen Aufgaben, Happenings, Projekten, Ausflüge etc., um Zeit für einen selbst zu haben. Zeit, ohne Termine und Verpflichtungen, ist wahrscheinlich die beste Zeit. In dieser Zeit kann ich am meisten Energie tanken. Energie, die in die geistige und körperliche Gesundheit fließt und Kraft für die nächsten Aufgaben gibt.

In wie vielen Büchern vom Nein-Sagen die Rede ist, können wir wahrscheinlich hier nicht auflisten. Das Thema füllte in der Vergangenheit Bücher und wird es wohl auch noch in der Zukunft.

Egal in welchen Kontext. Wenn das Zeitkonto ausgeschöpft, passt einfach nicht mehr hinein. Dabei ist es egal, ob es sich um dein Zeitkonto in deinem Unternehmen, deinen Job, deinem Hobby oder deiner Freizeit handelt.

In den letzten Jahren brachte mir das konsequente Absagen von zusätzlichen Dingen am Meisten. Es brachte Lebensqualität zurück. Fernab des Mainstreams fühle ich mich wohler und fühle mich produktiver. Wichtig dabei ist, dass du deinem Umfeld dafür Zeit gibst. Die Umstellung funktioniert nicht unmittelbar. Sie funktioniert langsam und du wirst auf einigen Widerstand stoßen. Vor allem dein gewohntes Umfeld wird eigenartig reagieren. Immerhin sind wir der Durchschnitt der 5 Ideen rund um uns. Wir passen uns an unsere laufenden Kontakte an. Das System ist Bidirektional. Also sollten wir uns bewusst sein, was wir wollen. Wenn du glücklich bist und die Weiterentwicklung passt, ist es gut.

Hier habe ich es bereits beschrieben –> if you´re the smartest person in the room, you´re in the wrong room.

if you´re the smartest person in the room, you´re in the wrong room.

Physical-Health ist immer noch für viele ein Fremdwort. Der bereinigende Faktor bringt dir vor allem Eines: weniger Druck. Weniger Gedanken wie du das alles unter einem Hut bringst.

Am Ende zählt Eines. Deine psychische Gesundheit. Du musst dich wohl fühlen. Für dich muss alles passen. Mit der ständigen Veränderungen rund um und in uns, müssen wir uns auch bei unseren Verpflichtungen und Aufgaben laufend anpassen.

Leicht gesagt und getextet. Schwer umzusetzen. Mit dem richtigen Umfeld kann es gelingen. Wenn du dich darauf einlässt und weniger daran denkst, dass du genau dort jetzt bleiben musst.

Ich selbst muss mir immer wieder die Notwendigkeit der oben beschriebenen Punkte in Erinnerung rufen. Es ist kein einfacher Weg diese Denke a) zu etablieren und b) vor allem stets on top zu leben.

Ich höre regelrecht deine Gedanken. Diese Punkte sind nur im privaten Umfeld umzusetzen. Hier widerspreche ich dir. In einem angepassten Rahmen und mit den erforderlichen Fakten gelingt das auch im beruflichen Kontext. Hier zählt wieder Vorbereitung, Vorbereitung, Vorbereitung und danach Vorbereitung. Offene und faktenbasierte Kommunikation hilft dabei. Dachte ich selbst lange nicht.

Aber durch Weiterbildung und Kommunikation kann es auch dir gelingen. Am Ende zählt unser Wirken. Das schaffen wir nur, wenn wir ausreichend Kraft im passenden Umfeld haben.

Solange du nicht an Gewohnheiten festhältst, die dich runterziehen und Kraft rauben, ist alles bestens. Schau auf dich!

bis demnächst in diese Theater.

stay safe and make some noise.

meier & out

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