Die Aufgabe der anderen Fachbereiche

Gedanken 2.0 zum Thema Trennung Sicherheitsfachkraft, Brandschutz, Safetymanagement …

Vor einigen Mondphasen hatte ich hier meine Meinung zur Trennung der Aufgaben von Sicherheitsfachkräften und Brandschutzbeauftragten veröffentlicht. Ich denke, wir in Österreich, kennen das Thema der Zuständigkeiten nur zu gut:

• … dafür bin ich nicht zuständig …
• … das ist nicht meine Aufgabe …
• … das ist Aufgabe von (Einheit) X …
• … das darf ich nicht …
• … das ist die Kompetenz von (Einheit) Y …

Es ist teilweise zum Schreien. Sorry. Vorweg, damit du nicht bis ans Ende des Beitrages scrollen musst, es nervt. Es bringt uns alle keinen Schritt weiter. Wenn wir uns immer nur hinter Definitionen verstecken, werden wir die Herausforderungen des Alltags wenig bis kaum meistern können.

Die Krux mit der Sicherheit

In vielen safety / security policies wird Sicherheit und der Schutz der Organisation an erster Stelle genannt. Wie funktioniert das, wenn wir uns immer hinter Organisationskürzel, Aufgaben- und Funktionsbeschreibungen und oder Dienstpostenplänen verstecken?

Sind wir bereit Verantwortung zu übernehmen?

Bleiben wir bei der Sicherheitsorganisation selbst. Wir werden das höchste Sicherheitslevel nur erreichen, wenn wir safety und security zu unser allem Thema machen. Punkt. Wir müssen die Sicherheit an die erste Stelle schreiben. Egal ob wir eine Einsatzorganisation, ein Unternehmen oder ein Verein sind.

Der Sicherheitsbaukasten muss an allen verinnerlicht und vor allem angewendet werden. Wenn wir darauf achten, dass unsere Organisationsteilnehmerinnen die Themen der safety / security policies umsetzen und selbst vorleben können wir das höchste Sicherheitslevel erreichen.

Fallstricke in der Umsetzung

Es ist ein gefährliches Spiel. Ein Spiel bei dem es meiner Erfahrung nur Verlierer geben kann. In dem Moment wo wir die Verantwortung für eine Aufgabe, für ein Thema vollständig auf andere übertragen sind wir nur noch Passagier.

Die nächste Herausforderung bei mehreren „Verantwortlichen“ finden wir bei der Umsetzung selbst. Es kann immer nur eine verantwortliche Position geben. Bei mehreren erfordert es klare Abgrenzungen. Finden sich diese nicht, wird aller wahrscheinlich nach nichts umgesetzt. Die Denke, dass andere zuständig sind, ergibt viele Reibungspunkte:

• Verantwortungsabgabe. Dadurch muss die andere Seite mit den alleinigen Vorgaben „der anderen“ Leben. Daraus ergibt sich ein Spannungsfeld. Im schlimmsten Fall werden die Punkte nicht oder nur teilweise erfüllt.
• Komplexität. Dadurch kann eine Sicherheitsaufgabe nur kompliziert werden. Auf der einen Seite hat der jeweilige Fachbereich nicht den vollständigen Einblick in die safety & security Vorgaben und auf der Gegenseite haben die Sicherheitsexperten möglicherweise nicht den vollständigen Facheinblick. Spannung sind vorprogrammiert. Am Ende ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Aufgabe mangelhaft umgesetzt wird.

Die Veränderung

Das Thema der Veränderung begleitet uns in allen Lebensbereichen. Der Wandel ist das einzig beständige in unserem Leben. Arbeits- und Denkmethoden aus der Vergangenheit funktionieren nun mal nicht mehr.

Die heutigen Anforderungen an unsere Gesellschaft erfordern nun mal andere Herangehensweisen. Klare Abgrenzungen und Zuständigkeitsbereiche erfordern nun einmal Vorarbeit. Nur durch diese Vorarbeit kann es gelingen, dass wir gemeinsam die Arbeitspakete inhaltlich korrekt abarbeiten.

Am Ende muss das große Ganze im Fokus stehen. Gerade bei Themen mit hohen Überschneidungsraten ist es wichtig, dass wir uns gegenseitig gut abstimmen und alle handelnden Personen bereit sind die jeweiligen Aufgaben zu erledigen.

Aufbau- und Ablauforganisation

Die Krux mit den Organisationsformen. Viele Organisationen behaupten von sich selbst, dass sie gut abgestimmt und effizient aufgestellt sind. Doch die Realität sieht oftmals ganz anders aus. Viele Teilnehmer der Organisationen verstecken sich hinter der Aufbauorganisation und sehen Organigramme als in Stein gemeißelte Vorgaben an.

Dabei wird in den Organisationen das große Ganze Ziel gerne übersehen. Das Ziel Dinge zu erledigen, Dinge zu erschaffen und optimale Voraussetzungen zu bieten. Klar kann man sich hinter einem Organigramm verstecken. Keine Frage. Ein angenehmer Platz. Fernab von Verantwortungen und die eine oder andere Aufgabe kann man hier schön absitzen. Ist der Mensch dafür geschaffen? Ich sage nein.

Dabei ist es egal ob in einem Unternehmen, einem Verein oder in einer Institution. Diese Organisationsteilnehmer finden sich überall und erschreckender finde ich, sie finden sich an allen Hierarchieebenen.

Eine Ursache meiner Meinung nach ist, dass sehr wenige verstanden haben, warum es Aufbauorganisationen überhaupt gibt. In der jetzigen Zeit benötigen wir sie eigentlich nur noch für die Selbstverwaltung. Ob wir überhaupt eine Unterscheidung benötigen lassen ich hier gerne bewusst im Raum stehen. Bis zu einem gewissen Grad haben sie eine Berechtigung. Die Herausforderung für die Orga-Owner ist die Ablauf-Denke in alle Köpfe zu bekommen und sie aber auch vehement vorzuleben. Die Themen des täglichen Lebens sollten dort verantwortet und umgesetzt werden, wo sie hingehören. Der Platz am Organigramm sagt genau nichts darüber aus.

Gerade bei Sicherheitsthemen halte ich es für sehr gefährlich. Diese Denke sorgt dafür, dass Themen unter Umstände nicht beachtet / umgesetzt werden.

Was ist jetzt zu tun?

• Definieren wir klare Abläufe
• Kommunizieren wir diese auch klar und deutlich
• Leben wir die Abläufe vor
• Fordern wir die Abläufe ein
• Schaffen wir die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Umsetzung

Große Dinge wurden nie durch die perfekte Umsetzung eines Organigramms erschaffen.

bis demnächst in diese Theater.

stay safe and make some noise.

meier & out